Los almacenes están estrechamente relacionados con los números –desde la superficie de las instalaciones, pasando por el número de filas se necesita para almacenar cierta cantidad de unidades de gestión de inventario (SKU), hasta la cantidad de pedidos que se procesan en las instalaciones diariamente. Este artículo habla de los números que se relacionan con los sistemas de gestión de almacenes (WMS) y que usted no ve en los folletos de mercadeo o la publicidad de los vendedores de WMS, y lo pone a pensar antes de comprar un WMS e iniciar su implementación.

Si usted ve televisión, probablemente conoce el programa de la cadena CBS NUM3RS. El actor Rob Morrow hace el papel de un detective del FBI que recibe ayuda de su hermano, un matemático, para resolver casos de robos a bancos y homicidios. El programa muestra cómo funciona el FBI y cómo las matemáticas llevan a revelaciones inesperadas y a respuestas a las preguntas criminales más confusas. Analicemos este juego de números de su centro de distribución.

30 por ciento

Menos del 30 por ciento de los almacenes son eficientes, de acuerdo a “Benchmarking Warehouse Performance”, un estudio que realizó el Georgia Institute of Technology (Atlanta, Georgia). Puede ser que usted se identifique con esta cifra y que se pregunte si un sistema WMS podría ayudar a aumentar la eficiencia de su almacén.

Un dato interesante: cerca del 30 por ciento de los 600,000 almacenes que existen en los Estados Unidos tienen instalado un sistema WMS. Como dice el tipo del programa de televisión: “Hmmm...” ¿Qué nos están tratando de decir los números? Únicamente el 30 por ciento de los almacenes son eficientes, y el 30 por ciento de los almacenes tienen un sistema WMS instalado. ¿Ve la correlación?

Esos números me indican que se cometen “crímenes” en el 70 por ciento de los almacenes. Aunque estos crímenes no sean robos a bancos u homicidios, sí involucran pérdidas de dinero y gente que resulta lastimada. Mi punto es el siguiente: existe mucha información para aumentar la eficiencia de su almacén, pero usted debe darse cuenta de que “lo importante no es lo que sabe, sino lo que hace con aquéllo que sabe”. Muchos de ustedes ya saben que sus almacenes no son eficientes, pero no están haciendo nada al respecto.

Supongamos que usted forma parte de ese 70 por ciento que procesa los pedidos a través de un almacén ineficiente y que también pertenece al 70 por ciento que no ha instalado un sistema WMS. Exploremos por qué no ha implementado un sistema WMS:

• Su almacén no es lo suficientemente grande.
• No tiene tanta gente o tantos pedidos como para justificar una inversión tan importante.
• No tiene tantos empleados de tecnología de la información (TI).
• Actualmente está buscando un sistema de este tipo. (Probablemente ha estado investigando distintos sistemas WMS desde hace años y ha asistido a ferias, leído artículos de la industria y hablado con los vendedores, pero no ha tomado una decisión para su compra).

Existen muchísimas razones, pero es muy probable que la razón principal sea el resultado de las dos cifras siguientes.

$100,000 a $500,000

En general, una empresa invertirá entre $100,000 y $500,000 dólares nada más en software, pero esa inversión es sólo una fracción de los costos generales del software. Al agregar los costos de hardware, capacitación, implementación y renovación del almacén y las tarifas de los consultores, la cifra puede superar el millón de dólares más rápido de lo que usted puede pronunciar la palabra multiplicación. Estos gastos intangibles normalmente alcanzarán una a tres veces el costo del software. Cerca del 60 por ciento del costo general se usará para tratar de integrar el sistema WMS al sistema existente de planificación de los recursos de la empresa (ERP).

La razón principal por la que sólo el 30 por ciento de todos los almacenes tiene un WMS es que únicamente el 30 por ciento han estado dispuestos a asumir las consecuencias de realizar la inversión. Sin embargo, existen otros factores.

220

Existen más de 220 vendedores de WMS. ¿Cómo se puede tomar una decisión informada y seleccionar el socio comercial correcto cuando se tienen tantas opciones? La mayoría de las empresas ni siquiera hacen el intento; contratan consultores expertos en WMS para que los ayuden a tomar dicha decisión. Quienes no emplean consultores generalmente toman sus decisiones con base en el costo, y después traen un consultor que los ayude a resolver el problema.

Aunque usted no lo crea, los consultores le dan una evaluación imparcial de sus procesos y de los posibles vendedores. No tienen lazos emocionales con la forma actual en que usted procesa sus transacciones. Muchas empresas que automatizan sus procesos y procedimientos ineficientes a su manera terminan haciendo las cosas mal más rápido.

Tratar de transformar su almacén en un centro de distribución eficiente no es algo que quiera hacer solo. Piense en su almacén un segundo. Éste le proporciona el combustible necesario para que su empresa funcione. Usted se queja de los altos precios de la gasolina que utiliza su auto, pero el combustible que usa su centro de distribución o su cadena de suministro es tan caro que su valor representa entre el 6 y el 20 por ciento de los ingresos anuales de su empresa. En términos generales, una empresa de $100 millones de dólares tendrá entre $6 y $20 millones de dólares de combustible en sus almacenes.

Piense en el tipo de combustible que utilizan su empresa y su cadena de suministro: ¡inventario! Además de la gente, nada es más valioso para el éxito de su empresa. Veamos el valor real de ese combustible, el inventario. Supongamos que su empresa gana cuatro centavos por cada dólar, es decir que por cada $100 dólares de inventario perdido, la empresa debe generar $2,500 dólares de ventas nuevas para reemplazar esos $100 dólares de inventario perdido. Piense en el esfuerzo que deben realizar sus empleados mejor pagados para generar ventas por $2,500 dólares. Todos sabemos que los empleados que más ganan en su empresa son los vendedores. Ahora piense por qué son los que mejores salarios tienen –sobre todo porque se necesitan al menos cinco visitas para cerrar una venta, y cuesta tres veces más hacer que un cliente regrese que mantener un cliente existente.

Como persona involucrada en las operaciones, puede ser que crea que los vendedores no tienen valor y que sólo existen para causarle dolores de cabeza, pero en realidad nada sucede hasta que alguien vende algo. Y los vendedores no pueden hacer sus trabajos con eficacia y eficiencia si no saben qué hay en el inventario. Por eso es de vital importancia involucrar un consultor que le ayude a seleccionar un sistema con base en sus necesidades actuales y los requisitos que tendrá en el futuro.

Las siguientes tres cifras relacionadas con los sistemas WMS también son bastante sorprendentes.

30, 42 y 56

Más del 30 por ciento de todas las implementaciones de WMS fallan; únicamente el 42 por ciento se implementan dentro del presupuesto establecido y el 56 por ciento se retrasan.

Si también tomamos en cuenta que se necesitan entre nueve y doce meses para terminar la implementación y entre 24 y 36 meses para lograr un retorno de su inversión, surge la duda de si un sistema WMS realmente vale la pena.

Cuando trabaja con los números, con una inversión potencial de un millón de dólares, no verá los resultados antes de, al menos, tres años –y eso es cuando todo funciona perfectamente. Si todo sale como se planeó, su retorno de la inversión (ROI) puede tardar cuatro años o más. Para ese entonces, es posible que su modelo del negocio haya cambiado tanto que será el momento para invertir en algo nuevo, si es que su empresa todavía existe.

Probablemente se pregunte de dónde viene esta declaración. Un WMS es una tecnología que puede obligarlo a cerrar su negocio si no se implementa correctamente. ¿Por qué? Porque la mayoría de las empresas toman decisiones tontas. ¿Por qué toman decisiones tontas? Porque cuando no se tiene la ayuda de una persona externa “no se conoce lo que no se sabe”.

Otro ejemplo de una mala decisión que toman la mayoría de los ejecutivos sénior al invertir en un sistema WMS es implementarlo primero en el centro de distribución de sus instalaciones corporativas.

Los ejecutivos se encuentran normalmente en las oficinas generales de la empresa y quieren realizar la implementación del sistema donde puedan observar el progreso. Y debido a que el almacén de las oficinas generales es casi siempre el más grande, los ejecutivos creen que lograrán un retorno de la inversión en menor tiempo debido al volumen que manejan. Sin embargo, cuando existen ubicaciones satélite que dependen de dicha ubicación corporativa, los problemas que de ella emergen se agravan.

Observe empresas como FoxMeyer, WebVan, Adidas, Nike, Builders Plumbing Supply, Toys “R” Us y muchas otras. Tres de estas empresas ya han desaparecido, dos sufrieron caídas de sus acciones de hasta el 20 por ciento y una se dio por vencida y pasó su proceso de surtido a un proveedor externo de logística. Todo debido a un sistema WMS.

Algunos de ustedes se preguntarán cuál es el valor de un sistema WMS. Los números que aparecen a continuación muestran la justificación.

300 contra 1

Su personal de captura de datos comete un error por cada 300 golpes de teclado. Con el escaneo de códigos de barras por radio frecuencia (RF), este número se reduce a un error por cada tres millones de escaneos. Piense en la precisión de su inventario. Ahora piense en su departamento de recepciones. ¿Cuántos golpes de teclado dan al día?

50 por ciento

Los surtidos y guardados que son dirigidos por el sistema reducen el tiempo de transporte de sus carretillas elevadoras al menos en un 50 por ciento. La gente que trabaja en guardados pasa al menos una hora al día buscando ubicaciones de guardado. Esa hora será eliminada inmediatamente. Los surtidos representan el 55 por ciento del dinero que gasta en mano de obra para el almacén y el 50 por ciento del proceso de surtido implica viajes hacia y desde las ubicaciones.

35 por ciento

Puede esperar recibir una reducción de hasta el 35 por ciento en sus gastos de operación.

27 por ciento

El costo de transporte de inventario generalmente es 27 por ciento menor en un ambiente automatizado.

20 por ciento

La precisión del inventario aumenta cerca del 20 por ciento dentro de un sistema WMS.

5 por ciento

La precisión de los embarques aumenta cerca del 5 por ciento.

Cero

Después de implementar el sistema, el número de inventarios que deberá realizar será cero. Sin embargo, quien le diga que puede vivir sin realizar un conteo de inventario físico está loco. Es necesario que haga un conteo completo de inventario físico seis a ocho meses después de la implementación. Para ese entonces, el periodo de aprendizaje habrá terminado y todos comprenderán el valor que representa mantener un inventario preciso. A partir de entonces, ya no será necesario que realice inventarios físicos.

Un simple vistazo a esas cifras debe ser suficiente para ponerlo en acción y empezar a investigar acerca de un sistema WMS, aunque sé que muchos de ustedes seguirán reuniendo información para entregarle a su gerente, su vicepresidente, su presidente, etc., para que éste siga rechazando la idea de invertir en un sistema WMS. En ese caso, deberá decirle que un sistema WMS también

• Reducirá el costo total por cada unidad embarcada.
• Reducirá el número de falta de existencia en inventario.
• Mejorará la precisión y la puntualidad de las entregas.
• Aumentará la rentabilidad por pedido y por cliente.
• Reducirá el costo del servicio a clientes.
• Reducirá los costos de comunicación telefónica.
• Aumentará las ventas.

Ahora es el momento para analizar seriamente su operación. A medida que se fortalece la economía, llegan más pedidos. Al llegar más pedidos hay más recepciones, más inventario y más gente –y más ajustes de inventario que resultan de la falta de capacitación de la gente, y los procesos ineficientes finalmente implican más devoluciones y menos dinero que se agrega a los resultados netos de su empresa.

Resultados netos

No quiero que piense que este artículo es demasiado pesimista, pero quiero que se asegure de que conoce las buenas noticias sobre esta tecnología y la verdad. Muchos vendedores de WMS quieren que usted crea que su empresa obtendrá ventajas con el WMS relativamente poco tiempo después de usar el sistema en vivo. En realidad, en el mejor de los casos tardará dos años. Es posible obtener ventajas más rápidamente cuando se tiene un sistema más pequeño en una ubicación más pequeña. El despliegue de un sistema WMS en una sucursal le ofrece la oportunidad para evaluar qué procesos deben cambiar por completo y qué tipo de capacitación será necesaria para asegurar el éxito. Lo más importante es que evita las interrupciones de los embarques a los clientes.

Su principal prioridad al comprar e instalar un sistema WMS debe ser proteger a sus clientes. Actualmente, el reto más serio para el negocio no es seleccionar e implementar tecnologías nuevas, atraer capital o contratar a las personas adecuadas, sino enfrentar la escasez de clientes. La clave del éxito para su negocio reside en saber cómo manejar la escasez no obstante el lugar y el momento en que se presente.

En el ambiente actual, sus clientes tienen demasiadas opciones de proveedores y muy poco dinero. Ellos no seguirán siendo clientes de una empresa que no puede enviarles lo que quieren cuando lo quieren y a precios competitivos. Usted no puede hacer eso de forma eficiente si no tiene un sistema WMS instalado correctamente. Ya sabe que tener muchos clientes no garantiza que tendrá éxito cuando existen otros indicadores clave del desempeño (KPI) que sufren. Debe inyectar energía a su operación con la única herramienta que fue diseñada para hacer exactamente eso: un sistema de gestión de inventario.

Acerca del autor René Jones es el fundador de Total Logistics Solutions Inc. (www.logisticsociety.com), una empresa de consultoría en eficiencia de almacén que tiene sus oficinas generales en Burbank, California. También ha escrito varios libros, como WMS 101 (Selecting, Implementing and Maintaining a Warehouse Management System). Se le puede contactar en el (818) 353-2962 o en rene.jones@logisticsociety.com.